Especialistas avaliam duração das reuniões de trabalho

CAMPINAs - Ser convocado para uma reunião em meio a um turbilhão de tarefas é algo que mexe com o humor de qualquer profissional. Pior que isso é sair do encontro com a sensação de que nada ficou acertado e que o tempo poderia ser utilizado com outras atividades. Principal ferramenta das organizações para alinhar o planejamento e a comunicação entre os colaboradores, elas têm sido motivo de controvérsia, o que pode ser superado com planejamento, uma boa pauta e objetivos claros. 

Muitas são as reclamações pela quantidade excessiva e a falta de gerência ou de resultados nas reuniões, no entanto, há outros benefícios consequentes da rotina de reuniões, como a melhoria da comunicação interna e a consolidação do espírito de equipe, justamente alguns dos grandes desafios para os gestores das organizações modernas. 

O professor de gestão de pessoas da IBE-FGV, Sérgio Miorin, disse que os modelos de reuniões atualmente seguem a tendência de agregar poucas pessoas e de se levar funcionários com poder de decisão, pois, caso contrário, muito se falará e nada será decidido. As reuniões com muitas pessoas provocam dispersão e acabam fugindo do foco. 

Para Sergio Miorin, o brasileiro ainda não aprendeu a fazer reunião. A quantidade de reuniões, muitas vezes, é absurda, além do que deveria. "Já foi detectado em pesquisas que um terço das reuniões são aproveitáveis. O resto é perda de tempo", diz. 

O especialista Miorin acredita que alguns pontos devem ser observados para o sucesso de uma reunião. "É preciso ter objetividade na hora da convocação. As pessoas estarem preparadas e entenderem o que é uma reunião. Ter um tempo. Algo que funciona bastante também é ter um cronômetro regressivo porque o pessoal acaba percebendo a noção da hora. Ele começa com uma hora e vem regredindo para as pessoas terem a sensibilidade de que está acabando a reunião", explica.

Na avaliação de Viviane Gonzalez, especialista na área de recursos humanos e diretora da Business Partners Consulting Interior São Paulo, quando bem organizadas, as reuniões têm a função de buscar a solução de conflitos de forma rápida. Para ela, as reuniões presenciais são muito importantes. "Hoje em dia tem e-mail, telefone, conference call, skype e tudo mais. Sim, a gente tem esses meios de comunicação, mas a reunião presencial ainda é importante. Mas, para isso, você tem que ter uma pauta definida, ver quem vai participar da reunião, se as pessoas que estão participando têm poder de decisão para não ficar aquela coisa de enrolação e tem sempre que ter um mediador ou um líder para não fugir do foco", destaca. 

Viviane e Miorin orientam que, para concluir com proveito, a reunião deve terminar com um relatório, ata ou, no mínimo, uma lista de tarefas que deve ser enviada a todos os participantes, com prazos e metas a serem cumpridas. Ao líder cabe a responsabilidade de cobrar pela efetividade desses pontos. "Nesse momento, entram os e-mails de confirmações do que foi resolvido, de forma que todos saibam o que devem fazer", destaca Viviane. 

No entanto, Viviane Gonzalez lembra, ainda, que há reuniões de discussões, e nesse caso a regra básica de uma hora e mais 15 minutos para considerações finais não é levada em consideração. "Existem reuniões onde se vai para falar uma série de ideias e não se precisa sair com nada definido. São para pensar, usar o lado criativo, colocar algumas coisas e tudo mais. São reuniões de briefing, como chamamos. Nesse caso, podem durar mais tempo, pois as pessoas que estão lá são criativas, como da área de marketing. Mas reuniões de vendas, de finanças, são muito pontuais. Elas têm um objetivo final a ser concluído", diz.

Milton paes

Fonte: DCI-SP