Como encurtar as sonolentas reuniões de trabalho

Para especialista, é preciso perceber quando os encontros são desnecessários e desenvolver mecanismos para evitá-los ao máximo

RIO — O profissional olha o planejamento da semana e vê que sua agenda está abarrotada de reuniões todos os dias. Como consequência, ele fica com menos tempo para realizar as tarefas diárias, acaba levando trabalho para casa, fica cansado, mais improdutivo e o ciclo de estresse só aumenta.

Christian Barbosa, CEO da Triad PS, consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo, acredita que muitas vezes as reuniões acabam sendo uma perda total de tempo e, por isso, se diz totalmente favorável a restringi-las ao máximo:

— Precisamos perceber quando não é preciso realizar as reuniões e desenvolver formas de evitá-las ao máximo.

Segundo o especialista, o primeiro indicador de que uma reunião deve ser cancelada é não haver, entre os presentes, alguém com poder de decisão. Se não for possível decidir alguma coisa nela, é melhor cancelar e usar esse tempo para outra atividade mais importante aconselha.

— Pessoas que comparecem apenas para discutir o sexo dos anjos estão jogando o tempo no lixo.

Por isso, antes de confirmar uma reunião, Barbosa ressalta que é preciso levar em consideração alguns pontos, descritos a seguir:

Existe outra forma de resolver a questão? — Antes de convocar a reunião, pense em alguma alternativa para resolver o assunto sem precisar juntar toda a equipe. Talvez delegar uma tarefa, enviar uma apresentação, fazer uma conferência via Skype etc.

Conversa individual — Em vez de realizar uma reunião, que pode demorar mais do que o previsto, será que uma conversa com um outro membro da equipe e depois um e-mail com a resolução não ajudaria e seria mais produtivo? Pode parecer que se ganha tempo falando para cinco de uma só vez, mas isso não é o que acontece na prática. Afinal, quando as pessoas se juntam, a conversa se estende.

Proponha uma solução — Que tal enviar uma possível solução para a pessoa que convocou a reunião e, assim, evitar todo o processo de discussão? Em muitos casos, a solução já existe antes da reunião, só precisa ser comunicada.

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Atualizações — O tempo das pessoas é muito importante e caro para ser gasto com reuniões feitas para simples atualização de informações. Eu já cheguei a presenciar uma reunião de 40 minutos e o objetivo era apenas mostrar e destacar a nova tabela de preços de um catálogo de produtos. Para a atualização de informações, experimente compartilhar documentos ou até mesmo gravar pequenos vídeos em seu computador e divulgar o link.

Chamar a atenção — A pior situação em que o líder pode colocar o seu subordinado é chamar a atenção ou relatar algum fato pessoal dele em plena reunião com diversos participantes. Esse tipo de situação é muito constrangedora e pode comprometer a credibilidade do líder em relação aos outros membros da equipe. Se for para fazer algum tipo de repreensão, é melhor chamar a pessoa para uma conversa a sós, de preferência com as portas fechadas, e não publicamente.

Facilite a sua decisão de dizer não — Defina critérios para aceitar convites de reuniões. Pode ser difícil no começo, mas depois que você pega a prática, fica mais fácil. Avalie se você se encaixa no perfil daquilo que vai ser colocado em pauta ou que estão te propondo. Se você não se encaixar, o ‘não’ será automático. Além disso, ao aceitar um convite, tente priorizar o primeiro encontro via Skype, em vez de pessoalmente.

Fonte: O Globo – RJ